Cloud Research & Advisory - Informasjon om rammeavtalen

Denne veiledningen gir en samlet beskrivelse av hva avtalene innebærer, og hvordan virksomhetene kan ta dem i bruk på en korrekt og effektiv måte. Veiledningen skal bidra til en enhetlig forståelse av innhold og bruk av avtalene. Den peker på anbefalte verktøy og tilnærminger, samt mulige gevinster, men den enkelte virksomhet må selv vurdere hvordan disse kan realiseres ut fra egne mål, retningslinjer og forutsetninger.

Avtalens leverandører

MPS har inngått parallelle rammeavtaler med følgende leverandører (i alfabetisk rekkefølge):

1. Forrester Research LTD
2. Gartner Norge AS
3. Radar Norway AS

Avtalens kunder

Rammeavtalene er ikke-eksklusive, og bruk av avtalene er frivillig. Virksomheter som er oppført i rammeavtalens Appendix 6, kan foreta avrop på rammeavtalene. Rammeavtalen åpner for at virksomheter fortsatt skal kunne benytte rammeavtalen selv om det skjer en omstrukturering på oppdragsgiversiden, eksempelvis kommunesammenslåing, opprettelse av nytt direktorat, utskillelse fra det offentlige i et eget selskap mv. Dersom dette blir aktuelt, bør det likevel gjøres en vurdering av den nye virksomhetens adgang til å foreta avrop på rammeavtalene.

Appendix 6 Customers Cloud R&A

pdf

196.65 KB

1          Om rammeavtalen

1.1        Rammeavtalens omfang

Avtalens omfang strekker seg over tre områder:

• Databasetilgang
• Strategisk rådgivning og
• Konferanser/arrangementer.

Gjennom Cloud R&A-avtalen får virksomhetene tilgang til tre leverandører som kan støtte offentlig sektor med objektiv og relevant innsikt, spesielt innen skyteknologi, og tilhørende beste praksis. Leverandørene tilbyr analysemateriale av høy kvalitet, basert på anerkjente modeller, metodikker og prosesser, og har omfattende databaser med artikler, analyser og innsiktsmateriale, samt rådgivning. Rammeavtalene under Cloud R&A er ikke-eksklusive og ikke-forpliktende. Virksomheter har med andre ord anledning til å kjøpe tilsvarende tjenester også fra andre leverandører utenfor rammeavtalene.

1.1.1        Databasetilgang

Databasetilgang gir virksomhetene tilgang til omfattende databaser med artikler og analysemateriale om skytjenester og IT. Dette gir tilgang til sentrale kunnskapsressurser som skal hjelpe virksomhetene med å holde seg oppdaterte på de nyste utviklingene, trendene og innovasjonene i sky-markedet, samt verktøy for å kunne navigere virksomheten mot gode strategiske beslutninger. Databasen skal dermed støtte informerte beslutninger og kontinuerlig faglig utvikling.

1.1.2        Strategisk rådgivning

Strategisk rådgivning gir virksomhetene tilgang til ekspertise som bidrar til å få dyptgående innsikt i temaene dekket av databasen. Rådgivningstjenestene er basert på faglig tyngde og gir kontekstavhengig innsikt og praktiske anbefalinger knyttet til temaene som behandles i artikkeldatabasen. Ved å tilby dyptgående analyser og relevant informasjon, støtter rådgiverne virksomhetene i å ta informerte beslutninger og navigere gjennom sky-markedet.

1.1.3        Konferanser og arrangementer

Konferanser og arrangementer gir virksomhetene mulighet til nettverksbygging og læring, samt oppdatering på de nyeste trendene via samhandling med andre aktører i markedet. Avtalen legger til rette for plattformer der virksomhetene får tilgang til viktige kunnskapsressurser og kan engasjere seg direkte med øvrige i bransjen.

1.2        Tjenesteområder

Alle leverandører leverer tjenester innen følgende, men ikke utelukkende, områder:

1.3        Varighet

Rammeavtalen er gyldig i tre (3) år fra 01.10.2025 til 30.09.2028, med mulighet for å forlenge med ytterligere ett (1) år. Total maksimal varighet er fire (4) år.

1.4        Rammeavtalens kontraktsdokumenter

Kontraktsdokumentene gjøres tilgjengelig ved forespørsel. Dokumentene er ikke offentlig tilgjengelig da de inneholder taushetsbelagt informasjon som forretningshemmeligheter. Det er ikke nødvendig å besitte/lese dokumentene for å kunne gjennomføre et avrop. Ønskes det likevel innsikt i kontraktsdokumentene er disse tilgjengelige for virksomheter som er omfattet av rammeavtalen (se avsnitt Avtalens kunder). Ta kontakt med rammeavtaleforvalter for å få kontraktsdokumentene tilsendt. Det understrekes at oppdragsgivere som mottar kontraktsdokumentene må behandle kontraktsdokumentene konfidensielt, og de kan ikke gjøres offentlig tilgjengelig for andre og kun deles med andre som har tjenstlig behov.

2         Roller og ansvar

2.1        Markedsplassen for skytjenester

MPS eier og forvalter rammeavtalen med ansvar for oppfølging av rammeavtalen. MPS gir veiledning om hvordan rammeavtalen skal brukes, og følger opp at leverandøren etterlever rammeavtalen. MPS bistår også den enkelte virksomhet ved behov, eksempelvis ved eskalering av saker til MPS.

2.2        Virksomhetene

Virksomhetene er ansvarlige for å gjennomføre avrop i tråd med rammeavtalen og anskaffelsesregelverket. Se avsnitt Ta i bruk avtalen for mer informasjon.

Den enkelte oppdragsgiver er ansvarlig for avropsavtalen. Dette inkluderer riktig bruk av tjenesten, samt oppfølging av avropsavtalen overfor leverandør. Ved å avrope på denne rammeavtalen, gis leverandørene adgang til å formidle relevant informasjon til MPS som er nødvendig for å etterleve sine rapporteringsforpliktelser. Eksempler på slik informasjon er angitt i punkt 2.3 under.

2.3        Leverandørene

Leverandørene er ansvarlig for å etterleve avtalen, herunder levere sine tjenester, teknisk support, opplæring, veiledning m.m. iht avtalen. Leverandørene er forpliktet til å rapportere til MPS i tråd med rapporteringsforpliktelsene i rammeavtalen om blant annet bruk av avtalen. Dette inkluderer informasjon om avrop, herunder antall, verdi, varighet, tjenester som kjøpes, samt andre relevante styrings- og måleparametere i forbindelse med rammeavtalen.

3        Gevinster med rammeavtalen

Betydelig bedre priser
Avtalen gir tilgang til tjenester med forhandlede makspriser som gir betydelige kostnadsbesparelser.

Balanserte kommersielle vilkår
Rammeavtalen er utformet med fokus på rettferdige og robuste vilkår som ivaretar offentlige virksomheters behov. Dette gir trygghet og forutsigbarhet i leverandørforholdet, og reduserer risiko knyttet til kontraktsinngåelse.

Effektive bestillingsmekanismer
Bestilling av tjenester under Cloud R&A-avtalen skjer gjennom etablerte og effektive prosesser som gir rask tilgang til ønsket innhold. Se avsnitt 4.1 Avrop for mer informasjon.

Forbedret informasjonssikkerhet
Avtalen bygger på MPS’ referansearkitektur (basert på internasjonale og nasjonale lover, standarder og rammeverk), som sikrer at leverandørene følger anerkjente prinsipper for informasjonssikkerhet. Dette gir økt trygghet for virksomhetens data og systemer.

GDPR-kompatible driftsmodeller
Leverandørene tilbyr løsninger som er i tråd med GDPR og norsk personvernlovgivning. Dette sikrer korrekt behandling av personopplysninger og reduserer behovet for juridisk vurdering i den enkelte minikonkurranse.

Fleksibilitet og et bredt spekter av tjenester
Avtalen gir tilgang til et variert tjenestetilbud innen kompetansebygging og strategisk innsikt, inkludert teknologisk og markedsmessig analyse, rådgivning knyttet til virksomhetsstyring, samt støtte til forbedring og effektivisering. Tjenestene kan tilpasses ulike behov og nivåer, og gir virksomhetene fleksibilitet i tjenesteområde og faglig innhold.

4 Ta i bruk avtalen

4.1 Avrop

Avrop gjennomføres ved minikonkurranse. Dette innebærer en gjenåpning av konkurransen hvor rammeavtaleleverandørene inviteres til å levere tilbud. Vinneren(e) tildeles avropskontrakt.

4.1.1         Database

Virksomheten skal gjennomføre en minikonkurranse ved avrop på rammeavtalen for artikkeldatabase og analysemateriale. Minikonkurransen skal gjennomføres i samsvar med rammeavtalen og anskaffelsesregelverket. Det er mulig å inngå parallelle avtaler med flere leverandører.

4.1.2         Strategisk rådgivning

Avrop på rådgivningstjenester kan gjøres direkte med leverandører som allerede leverer artikkeldatabase og/eller analysemateriale til virksomheten. Det er ikke tillatt å kun kjøpe rådgivningstjenester fra en leverandør som ikke også leverer databasetjenester til oppdragsgiver.

4.1.3         Konferanser og arrangementer

Virksomheten står fritt til å velge blant alle rammeavtaleleverandørenes konferanser og arrangementer, basert på egne behov og tidsplan. Dette gjelder uavhengig av om virksomheten har inngått avropsavtale med den aktuelle leverandøren for andre tjenester.

4.2         Gjennomføring av minikonkurranse

4.2.1         Leverandørdialog

Virksomheten kan gjennomføre leverandørdialog i forkant av minikonkurransen dersom det er behov for å avklare spørsmål eller innhente ytterligere informasjon om hva leverandørene kan tilby. Formålet med leverandørdialogen er å oppnå en bedre forståelse av markedet, leverandørenes løsninger og mulige tilnærminger til det aktuelle behovet.

4.2.2         Tilbudsforespørsel

Ved gjennomføring av minikonkurranse på rammeavtalene om skybaserte strategiske rådgivnings- og analysetjenester, anbefaler vi at virksomhetene benytter følgende verktøy for utforming av avrop:

Tilbudsforespørselen skal som minimum inneholde:

1. Tittel: Cloud R&A Minikonkurranse
2. Behovsbeskrivelse
3. Tilbudsfrist
4. Tildelingskriterier, inkludert vekting og beskrivelse av evaluering

Tilbudsforespørselen bør også inneholde:

1. Tidsplan med beskrivelse dersom det planlegges for forhandlinger
2. Vedståelsesfrist

Ved gjennomføring av en minikonkurranse vil vi anbefale virksomhetene å sende tilbudsforespørselen via virksomhetens elektroniske konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). Her anbefales det at det brukes en mal i KGV-systemet som innebærer at leverandører inviteres til å levere tilbud uten kunngjøringsplikt.

Dersom en av leverandørene ikke inviteres, er virksomhetene ansvarlige for å sikre at det er gjort tilstrekkelig vurderinger av hvorvidt leverandøren ikke kan levere tjenesten. Tilstrekkelig dokumentasjon kan være å sende en henvendelse til leverandøren i forkant av minikonkurransen og undersøke deres interesse og/eller mulighet til å levere forespurte tjeneste. Virksomheten må kunne utlevere slik dokumentasjon til leverandørene på forespørsel. Vår anbefaling er at alle leverandørene inviteres med mindre det foreligger dialog med leverandørene i forkant som bekrefter at ikke alle kan levere tjenesten.

4.2.2.1       Behovsbeskrivelse

Behovsbeskrivelsen skal beskrive hvilke tjenester leverandøren skal tilby under avropet. Den skal gi et tilstrekkelig grunnlag for leverandørene til å forstå virksomhetens behov og utarbeide et relevant og konkurransedyktig tilbud. Denne behovsbeskrivelsen er ikke låst, og vil kunne endre seg gjennom avtaleperioden. Ved eventuelle endringer i behovet underveis i minikonkurransen, skal alle leverandørene informeres om dette for å sikre likebehandling og forutsigbarhet i konkurransen.

4.2.2.2       Tilbudsfrist

Virksomhetene skal sette en rimelig tilbudsfrist. Lengden på tilbudsfristen vil variere avhengig av kompleksiteten i tilbudet. Dess mer komplekst, dess lengre tilbudsfrist.

4.2.2.3       Tildelingskriterier

Virksomhetene kan selv velge hvilke tildelingskriterier de vil gjennomføre sin evaluering på, i tillegg til vekten per kriterium. Virksomheten kan, etter eget skjønn, velge ett eller flere av følgende kriterier med den vekting som anses hensiktsmessig.

Evalueringskrav	Kommentar
Kvalitet	Virksomheten kan selv angi hvilke krav som skal inngå i evalueringen av minikonkurransen. Det står virksomheten fritt til å introdusere og evaluere nye krav som er relevante for det konkrete behovet.
Pris	Virksomheten kan fastsette spesifikke prisbetingelser som skal gjelde for minikonkurransen. Leverandørene har ikke anledning til å tilby høyere priser enn det som er angitt i rammeavtalen.
Risiko	Virksomheten kan vurdere kontraktsrisiko knyttet til det konkrete behovet. Leverandørene har ikke anledning til å introdusere nye risikoelementer utover det som fremgår av rammeavtalen, med mindre dette skyldes nye og særskilte krav fra virksomhetens side.
Tilgjengelighet på ressurser	Virksomheten kan vurdere tilgjengelighet på ressurser der rådgivningstjenester inngår i oppdragets omfang.
Miljø	Virksomheten kan velge å evaluere miljøaspekter ved leveransene.
...
...

Generelt gjelder et prinsipp om at oppdragsgiverne ikke kan begrense konkurransen kunstig ved å stille strengere krav enn det som er nødvendig, herunder krav som unødig begrenser konkurransen eller er tilpasset en spesifikk leverandør.

4.2.2.3       Tidsplan og frister

Virksomhetene bør inkludere en tidsplan i minikonkurransen som sier noe om planlagt fremdrift. Dersom virksomhetene planlegger å gjennomføre forhandlinger bør dette fremgå. Virksomhetene bør angi en rimelig vedståelsesfrist. Lengden på vedståelsesfristen henger sammen med kompleksiteten i tilbudet og hvor omfattende det antas at evaluering vil være. Dersom ikke annet er spesifisert er vedståelsesfristen 30 dager.

4.2.3        Tilbud

Leverandørene er ikke forpliktet til å levere inn tilbud. Dersom virksomheten ikke mottar noen gyldig tilbud, eksempelvis at virksomheten ikke mottar tilbud i det hele tatt eller om mottatte tilbud må avvises kan virksomhetene inngå forhandlinger med én leverandør og inngå avrop direkte.

4.2.4        Evaluering

Virksomheten er selv ansvarlig for å gjennomføre evalueringen av tilbudene i tråd med de fastsatte tildelingskriteriene.

4.3        Valg av leverandør

4.3.1        Meddelelse om valg av leverandør

Etter valg av leverandør, skal virksomheten informere alle rammeavtaleleverandørene om hvilken leverandør virksomheten skal gjøre avrop med.

Det er ikke krav om karensperiode (standstill-periode) mellom tildelingsbeslutningen og inngåelsen av avropsavtalen.

Det følger av § 25-1 i forskrift om offentlige anskaffelser at oppdragsgiver har en begrunnelsesplikt. Begrunnelsen skal inneholde tilstrekkelig informasjon slik at leverandøren kan vurdere om oppdragsgivers valg har vært saklig og forsvarlig, og i samsvar med angitte krav og aktuelle tildelingskriterier. Begrunnelsen skal angi det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler.

Dokumentasjonen skal bidra til at leverandørene som ikke har fått kontrakt, skal føle seg trygge på at virksomheten har opptrådt korrekt ifølge gjeldende regelverk og prosedyrer. I tillegg vil begrunnelsen fra virksomheten kunne bidra til at leverandørene på sikt får en bedre forståelse av virksomhetenes behov, og på den måten ved senere anledninger kan gi et bedre tilbud. En god og utfyllende begrunnelse er i tillegg klageforebyggende.

4.3.2        Anskaffelsesprotokoll

Oppdragsgivere er forpliktet til å føre protokoll fra konkurransen, jf.  § 25-5 i forskrift om offentlige anskaffelser. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen.

Den enkelte virksomhet skal dokumentere sin vurdering og sitt valg av leverandør ved avrop.

4.4        Avropskontrakt

Virksomheten skal inngå en avropsavtale ved å fylle inn og signere bestillingsskjema basert på mal (Appendix 5.2 Order Form). Ta kontakt direkte med valgt leverandør for å få kontraktsdokumentet tilsendt.

Leverandøren skal akseptere avropsavtalen uten ugrunnet opphold, og signere avtalen med virksomheten innen tre dager.

Den endelige avropskontrakten vil dermed bestå av Appendix 5.2 Order form, med prisskjema som vedlegg.

4.5        Offentlighet

Tilbudene og anskaffelsesprotokoll er i utgangspunktet ikke unntatt offentlighet etter at valg av leverandør er foretatt, jf. offentleglova § 23 tredje ledd og forskrift for offentlige anskaffelser § 7-3. Oppdragsgiver er videre pålagt å følge prinsippene om merinnsyn, jf. offentleglova § 11. Tilbudene og øvrige dokumenter kan imidlertid inneholde taushetsbelagte opplysninger som skal unntas offentlighet, jf. offenteglova § 13 første ledd, jf. forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 2.

5          Kontaktinformasjon

Rammeavtaleforvalter: Helene Stunes helene.stunes@dfo.no

Kontakt Garter: Camilla Rye-Johnsen [epost]

Kontakt Forrester: Anna Ulvefjord [epost]

Kontakt Radar: Iselin Paulsen [epost]

6           Vedlegg

Forrester Research LTD

pdf

217.14 KB

Gartner Norge AS

pdf

535.05 KB

Radar Norway AS

pdf

759.89 KB

Appendix 6 Customers Cloud R&A

pdf

196.65 KB